PAŠVALDĪBAS SIA "VENTSPILS SILTUMS" PRIVĀTUMA POLITIKA
Šī privātuma politika sniedz informāciju par to, kā pašvaldības SIA “Ventspils siltums” (turpmāk – Ventspils siltums) ievāc un apstrādā fizisko personu datus.
Pašvaldības SIA "Ventspils siltums" rūpējas par fizisko personu datu aizsardzību saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem – Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – Regula) un citiem piemērojamiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.
Privātuma politika attiecas uz:
1) fiziskajām personām – "Ventspils siltuma" pakalpojumu saņēmējiem (tajā skaitā, potenciālajiem, bijušajiem un esošajiem), kā arī trešajām personām, kuras veic fizisku personu datu apstrādi saistībā ar "Ventspils siltuma" noteikto funkciju un uzdevumu izpildi vai pakalpojumu sniegšanu;
2) Ventspils siltuma telpu un teritorijas apmeklētājiem, tajā skaitā attiecībā uz kuriem tiek veikta videonovērošana;
3) korespondences ar "Ventspils siltumu" iesniedzējiem un saņēmējiem;
4) zvanu veicējiem uz "Ventspils siltuma"" tālruņiem un zvanu saņēmējiem.
Pārzinis un tā kontaktinformācija
1. Personas datu apstrādes pārzinis ir pašvaldības SIA “Ventspils siltums”, adrese: Talsu iela 84, Ventspils, LV-3602, tālrunis: 63602200, e-pasts: vent.siltums@ventspils.lv. Izmantojot šo kontaktinformāciju, var iegūt informāciju vai iesniegt sūdzību par "Ventspils siltuma" veikto fizisko personu datu apstrādi.
Personas datu apstrādes un aizsardzības principi
2. "Ventspils siltums", apstrādājot personas datus, ievēro šādus principus:
2.1. apstrādā personas datus likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā;
2.2. apstrādā personas datus adekvāti, atbilstīgi un tikai tos, kas nepieciešami apstrādes nolūku sasniegšanai;
2.3. apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus;
2.4. personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā;
2.5. apstrādā tikai precīzus personas datus, un ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;
2.6. vāc personas datus tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveiks ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā, izņemot, ja tas būs nepieciešams, lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktās funkcijas un pienākumus.
Personas datu iegūšanas avoti
3. Personas dati var tikt iegūti no:
3.1. datu subjektiem;
3.2. trešajām personām (piemēram, bet ne tikai: personām, kuras Latvijas Republikā spēkā esošajos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā pilnvarotas veikt dzīvojamo māju pārvaldīšanu);
3.3. privātajiem un publiskajiem reģistriem.
Personas datu apstrādes mērķi
4. "Ventspils siltums" apstrādā personas datus tam noteikto funkciju un uzdevumu izpildei, kā arī pakalpojumu sniegšanai, lai
4.1.nodrošinātu Ventspilī centralizēto siltumapgādi;
4.2. nodrošinātu līgumsaistību izpildi, klientu uzskaiti, pakalpojumus un to administrēšanu, maksājumu sadali, norēķinu veikšanu un kontroli;
4.3. nodrošinātu saziņu ar klientiem, uzņēmējiem un citām publiskām vai privātām personām;
4.4. izsniegtu izziņas, kas apstiprina parādu neesamību par "Ventspils siltuma" pakalpojumiem;
4.5. nodrošinātu personāla atlases konkursa norisi un savu tiesisko interešu nodrošināšanu, ciktāl tās saistītas ar personāla atlasi;
4.6. informētu sabiedrību par "Ventspils siltuma" darbību, informācijas atklātības nodrošināšanai un ilustratīvi mākslinieciskiem mērķiem, publicitātei, mārketingam un intervijām veiktu fotografēšanu, video vai audiovizuālu fiksāciju;
4.7. nodrošinātu un uzlabotu sniegto pakalpojumu kvalitāti un nodrošinātu tiesisko interešu aizsardzību (tiek veikti telefona sarunu audioieraksti);
4.8. novērstu vai atklātu noziedzīgus nodarījumus saistībā ar īpašuma aizsardzību un personu vitāli svarīgo interešu, tajā skaitā dzīvības un veselības aizsardzību (tiek veikta videonovērošana);
4.9. nodrošinātu un kontrolētu pašvaldības SIA “Ventspils siltums” darbinieku amata pienākumu izpildi, ētikas un citu normu ievērošanu, pārkāpumu novēršanu, izmeklēšanu, atklāšanu un saukšanu pie atbildības par tiem;
4.10. darba kvalitātes uzlabošanas nolūkā;
4.11. citos nolūkos, informējot personas, par kurām fizisko personu datu apstrāde tiek veikta.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
5. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats šīs privātuma politikas 4.1. – 4.5.apakšpunktā norādītajiem personas datu apstrādes mērķiem ir Regulas 6.panta 1.punkta b), c) un e) apakšpunkts, proti:
5.1. apstrāde ir vajadzīga līguma, kura līgumslēdzēja puse ir datu subjekts, izpildei vai pasākumu veikšanai pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas;
5.2. apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz Ventspils siltumu attiecināmu juridisku pienākumu, kas noteikts ārējos normatīvajos aktos - likumos, Ministru kabineta noteikumos un Ventspils pilsētas pašvaldības saistošajos noteikumos;
5.3. apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot "Ventspils siltumam" likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras.
6. Fotografēšanas, video vai audiovizuālas fiksācijas veikšanas tiesiskais pamats, īstenojot šīs privātuma politikas 4.6.apakšpunktā noteiktos mērķus, ir Regulas 6.panta 1.punkta e) un f) apakšpunkts – apstrāde tiek veikta sabiedrības interesēs, kā arī "Ventspils siltuma" leģitīmo interešu ievērošanai (piem. informēt sabiedrību par savu darbību).
7. "Ventspils siltuma" sniegto pakalpojumu kvalitātes un tiesisko interešu aizsardzības nodrošināšanas ietvaros, veicot telefona sarunu audioierakstus, "Ventspils siltums" apstrādā personas datus pamatojoties uz Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunktu – lai aizsargātu savas vai trešās personas leģitīmās intereses (piemēram, lai izvērtētu gadījumus, kad ir saņemtas sūdzības par klientu apkalpošanas kvalitāti).
8. "Ventspils siltums", veicot videonovērošanu šīs privātuma politikas 4.8.apakšpunktā noteiktajiem mērķiem, apstrādā personas datus pamatojoties uz Regulas 6.panta 1.punkta d) un f) apakšpunktu – lai aizsargātu savas vai trešās personas leģitīmās intereses un personu vitāli svarīgas intereses, tajā skaitā, dzīvību un veselību (piemēram, kaitējuma, zaudējumu un personu, kas tos izdarījušas, identificēšana).
Personas datu kategorijas
9. "Ventspils siltums", īstenojot šīs privātuma politikas 4.punktā noteiktos personas datu apstrādes mērķus, galvenokārt, apstrādā šādas fizisko personu datu kategorijas:
9.1. identifikācijas dati (piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas gads);
9.2. kontaktinformācija (piemēram, deklarētā vai faktiskā dzīvesvietas adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese);
9.3. CV, izglītības dokumenti, motivācijas vēstules;
9.4. finanšu dati (piemēram, bankas konts, atlīdzības apmērs);
9.5. informācija par klienta maksājumiem, tostarp, parādu;
9.6. foto, video un audiovizuālas fiksācijas;
9.7. telefona sarunu audioieraksta dati (zvana veicēja vai zvanu saņēmēja tālruņa numurs, telefona sarunas ieraksts - komunikācijas saturs, kas atklāj personas datus);
9.8. videonovērošanas dati (personas attēls (izskats), personas rīcības veids (uzvedība), personas attēla ieraksta vieta, personas attēla ieraksta laiks (datums, laiks, ieraksta sākums un beigas);
9.9. citas personas datu kategorijas, kuru apstrādi nosaka ārējie normatīvie akti.
Personas datu glabāšanas ilgums
10. "Ventspils siltums" drīkst glabāt un apstrādāt fizisko personu datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:
10.1. dati ir nepieciešami noteikto mērķu sasniegšanai;
10.2. kamēr pastāv juridisks pienākums datus glabāt;
10.3. kamēr ir spēkā fiziskās personas piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats.
11. Videonovērošanas ieraksti tiks glabāti periodu, kas nepārsniedz 14 dienas, ja vien attiecīgajā videoierakstā netiks atspoguļota iespējami prettiesiska rīcība vai rīcība, kas, iespējami, palīdzēs "Ventspils siltumam" vai trešajām personām nodrošināt to tiesiskās intereses. Šajā gadījumā, attiecīgais videoieraksts var tikt izgūts un saglabāts līdz tiesiskās intereses nodrošināšanas brīdim.
12. Telefona sarunu audioieraksti tiks glabāti periodu, kas nepārsniedz 3 mēnešus, ja vien attiecīgajā audioierakstā netiks atspoguļota iespējami prettiesiska rīcība vai rīcība, kas, iespējami, palīdzēs "Ventspils siltumam" vai trešajām personām nodrošināt to tiesiskās intereses. Šajā gadījumā, attiecīgais audioieraksts var tikt izgūts un saglabāts līdz tiesiskās intereses nodrošināšanas brīdim.
13. Pēc tam, kad iepriekšējos punktos minētie kritēriji nav piemērojami, personas dati tiek dzēsti vai iznīcināti, vai nodoti glabāšanai valsts arhīvam saskaņā ar normatīvo aktu prasībām.
Personas datu nodošana
14. "Ventspils siltums" var nodot fizisko personu datus publiskām un privātām personām, kurām tos izpaust ir "Ventspils siltuma" tiesības vai pienākums saskaņā ar normatīvajiem aktiem vai līgumiem, vai saņemot datu subjekta skaidru un nepārprotamu piekrišanu savu personas datu nodošanai.
15. Nododot fizisko personu datus, "Ventspils siltums" nodrošina normatīvajos aktos noteiktās procedūras personas datu apstrādes un aizsardzības līmeņa, kas līdzvērtīgs ar Regulu noteiktajam, ievērošanai.
16. "Ventspils siltuma" rīcībā esošie fizisko personu dati netiek nodoti trešajām valstīm vai starptautiskām organizācijām.
Foto, video un audiovizuālo fiksāciju veikšana
17. Lai informētu sabiedrību par "Ventspils siltuma" darbību, informācijas atklātības nodrošināšanai un ilustratīvi mākslinieciskiem mērķiem, publicitātei, mārketingam un intervijām, var tikt veikta foto, video un audiovizuāla fiksācija.
18. Personas tiek informētas par "Ventspils siltuma" plānoto foto, video un audiovizuālo fiksāciju veikšanu.
19. Gadījumos, kad personas datu apstrādei nepieciešama personas sniegta piekrišana, "Ventspils siltuma" darbinieks vai tās pilnvarots pārstāvis var personu uzrunāt tieši un lūgt tās atļauju personas fiksēšanai foto attēlu, video vai audiovizuālā formā un šīs fiksācijas publiskošanai. Ja šajā situācijā persona ļauj veikt foto attēlu, video vai audiovizuālu fiksāciju un to publiskot, uzskatāms, ka persona ir sniegusi piekrišanu savu personas datu apstrādei (sava foto attēla, video vai audiovizuālās fiksācijas publiskošanai). Atsevišķos gadījumos var tikt lūgts personas piekrišanu noformēt rakstiski.
20. "Ventspils siltums" uzņemtos foto attēlus, video un audiovizuālās fiksācijas var izvietot interneta vietnēs, presē un citos masu informācijas līdzekļos, Ventspils pilsētas pašvaldības informatīvajos izdevumos, reprezentācijas, tai skaitā drukātajos materiālos, sociālo tīklu profilos, informatīvajos ekrānos pilsētvidē u.c.
Datu subjekta tiesības
21. Datu subjektam ir tiesības vērsties pie personas datu apstrādes pārziņa ("Ventspils siltums") un lūgt sniegt informāciju par viņa personas datu apstrādi, kā arī lūgt personas datu labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu vai iebilst pret viņa personas datu apstrādi.
22. Datu subjekts var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu šādā veidā:
22.1. rakstveida formā klātienē "Ventspils siltuma" telpās, uzrādot personu apliecinošu dokumentu (piemēram, pasi vai ID karti), jo datu subjektam ir pienākums sevi identificēt;
22.2. elektroniskā pasta veidā, parakstot to ar drošu elektronisko parakstu. Šajā gadījumā, tiek prezumēts, ka datu subjekts ir sevi identificējis, ar pieprasījuma iesniegšanu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu. Vienlaicīgi "Ventspils siltums" saglabā sev tiesības šaubu gadījumā pieprasīt datu subjektam papildus informāciju, ja tas uzskata to par nepieciešamu;
22.3. izmantojot pasta sūtījumu. Šajā gadījumā atbilde tiks sagatavota un nosūtīta, izmantojot ierakstītu vēstuli, tādejādi nodrošinoties, ka trešās personas nevarēs saņemt šo sūtījumu. Vienlaicīgi "Ventspils siltums" saglabā sev tiesības šaubu gadījumā pieprasīt datu subjektam papildus informāciju, ja tas uzskata to par nepieciešamu.
23. Saņemot datu subjekta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu saskaņā ar Regulas 15. – 22. pantu, "Ventspils siltums" izvērtē, vai pieprasījumā ietvertais lūgums ir apmierināms vai arī pastāv kādi Regulā un citos normatīvajos aktos noteiktie izņēmumi, kad datu subjekta pieprasījums nav apmierināms.
24. Ja personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir datu subjekta sniegta piekrišana, datu subjektam ir tiesības atsaukt piekrišanu savu personas datu apstrādei, taču tas neietekmē to apstrādes darbību likumību, kas veiktas tad, kad piekrišana bija spēkā.
25. Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību par nelikumīgu viņa personas datu apstrādi "Ventspils siltumā" vai Datu valsts inspekcijā.